提案依頼書
「ホームページが必要かな。」「ホームページを作ってから数年も経つし、そろそろリニューアルかな。」と、そのように思ったとき、どのような準備をしておけばいいのか悩みますよね。
制作会社はお客様からwebサイト(ホームページ)制作を依頼されたときに、まずは「どのような目的でいつまでに必要なのか」などと言ったヒアリングを行います。その時に、十分な資料がなく口頭で伝えるなど、お客様からのご要望が明確でないとイメージのズレが生じやすくなります。
では、「言った、言わない」などのトラブルを未然に防ぎ、制作業務をスムーズに進めるために、提案依頼書(RFP)を作成することをおすすめします。
ここでは、提案依頼書の作成において大切なポイントと作成方法、そして提案までご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

目次

1、提案依頼書とは
2、提案依頼書のメリット、デメリット
3、提案依頼書に必要な項目(1例)
4、提案依頼書作成から提案までを5W2Hで作成
5、まとめ

提案依頼書とは

提案依頼書は「RFP(Request For Proposal)」の略であり、発注企業がホームページ制作会社に対して「このようなホームページを作ってもらいたい。」と発注者側の要望を記載した資料のことです。制作会社は提案依頼書(RFP)をもとに、提案書を作成します。
確かに口頭で伝えることもできますが、資料作成を行うことによって発注企業側もホームページ制作の意図が明確になってきます。

提案依頼書のメリット、デメリット

では、提案依頼書を作成したときのメリットとデメリットをご紹介します。

提案依頼書(RFP)のメリット

・要件を明確にすることで、品質の高い提案をもらうことが可能
・複数社に見積依頼するときに、RFPに沿った制作会社の提案を横並びで評価しやすい
・目的・要件・納期などが明確になる
・制作の全体像が明確化されることにより、社内共有が図れ経営層や関係部門のズレが生じにくい
・あいまいな要求や発注、口約束などが原因でおきるトラブルを防ぐことができる
・作業工程の効率化につながり、時短・低コストにつながる

提案依頼書(RFP)のデメリット

・作成に時間がかかる
・記載内容がわからない
・経営層の合意を得るのに時間がかかる
・一人では作成ができない場合が多い

提案依頼書に必要な項目(1例)

では提案依頼書にはどのような項目が必要なのでしょうか。
実際にはプロジェクトの案件により項目は様々ですので、基本的に必要となる項目をご紹介します。

1、依頼したい業務の概要

・プロジェクトの目的
・経営的背景や依頼するプロジェクト進行の背景
・現在抱えている課題(解決したい情報)
・進行のスケジュール予定や納期
・ターゲットとする人物像
・会社の基本情報や組織図
・現状のPCやサーバなどの機器情報

2、提案依頼要件

具体的に「このような提案書を作ってください。」という情報を記載します。
・制作会社の会社組織情報
・提案内容
・スケジュールと進め方
・概要費用
・具体的な納品成果物の一覧
・運用方法
・チーム体制
・契約内容

3、選定方法

どのように選定を進めるかの情報を記載します。
・提案書を提出期限、プレゼン日程、選考結果の連絡日などのスケジュール
・担当者の氏名、メールアドレスなどの連絡先
・評価するポイントがあれば記載

上記はあくまでも一例です。どこまで制作会社にお願いするかによって、その項目も大幅に変わってきます。

提案依頼書作成から提案までを5W2Hで作成

上記の項目では難しく感じるかもしれませんので、具体的に5W2Hで見ていきましょう。

ホームページ制作依頼の流れ

社内でどんなホームーページにするか討議・決定
  ↓
提案依頼書(RFP)の作成
  ↓
ホームページ制作会社へ提案依頼書を渡す
  ↓
ホームページ制作会社から提案書を受け取る

5W2Hで提案依頼書を作成しよう

When(いつまでに)
公開予定日を明確にし、いつまでに納品して欲しいかを伝えます。
(例)公開日:2020年2月20日、納品:2020年1月末(リリース準備のため20日前納品)
※制作会社で管理の場合など、納品がない場合もあります。

Where(どこで)
キャンペーンなどで場所の限定がある場合は記載します。

Who(だれが)
年齢・性別・場所など、ターゲットを具体的にして誰に向けてのホームページなのかを明確にします。
(例)中四国を中心とした30~50代の主婦層

What(なにを)
ホームページで何を訴求するかを明確にし、制作会社に求めるものを提示します。
(例)ネット販売で売り上げ向上を図りたい

Why(なぜ)
リニューアルの理由や新規作成の理由など、なぜ必要なのかを伝えます。

How(どのように)
世界中の多くの企業が使用しているデータベース管理システム(MySQL)で構築してほしい、など制作条件を伝えます。

Howmuch(いくらで)
相場がわからないので見積もりを・・でも大丈夫ですが、上限予算を伝えておくことでスムーズに進むことが多いです。

まとめ

提案依頼書を作成する際、目的や内容により記載する項目も必然的に増えてきます。
また現段階ではしっかりと内容が固まっていないことも多いので、迷っていることや疑問点なども大切なことです。また後のトラブルにならないためにも、契約条件や守秘義務などといった法務事項は記載しておくことをおすすめします。

発注者側の意図を明確にし、制作会社と円滑にホームページ制作を進めるためにも、できるだけ詳細な提案依頼書を作成しましょう。

弊社ではwebサイト制作から運用更新まで行っております。ぜひご相談ください。

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